В России апостиль представляет собой четырехугольный штемпель на русском языке, содержащий надпись „Convention de La Haye du 5 octobre 1961“. Штемпель содержит информацию о лице, чья подпись апостилирует документ, дату и идентификационный номер апостиля. Штамп подписывается и подтверждается печатью органа, которым выполнено заверение.

Обращаться за апостилем для оригинала документа нужно строго в той стране, где он был выдан. Если страна выдачи — Россия, то апостилировать документ нужно в том субъекте РФ, где он был выдан. Нотариально заверенную копию документа — там, где она была заверена.

Исключения:

— Документы об образовании можно апостилировать в Министерстве образования или в его территориальных представительствах независимо от места выдачи документа. Министерство образования само сделает необходимый запрос в регион, выдавший ваши документы.

Апостиль ставится на оригиналы. Это самая важная информация: многие апостилируют нотариально заверенные копии, но такой вариант не подходит: апостиль на нотариально заверенной копии заверяет только подлинность подписи нотариуса и ничего не говорит о подлинности самого документа.

Документы, выданные органами ЗАГС (выданные органами ЗАГС в Москве/в МФЦ/выданные органами ЗАГС субъекта РФ) апостилируются в органе ЗАГС того субъекта РФ, где был выдан этот документ (не более 5 рабочих дней). Это:

• свидетельство о заключении брака
• свидетельство о расторжении брака
• свидетельство о рождении, свидетельство о смерти
• свидетельство о перемене имени
• свидетельство об установлении отцовства
• свидетельство об усыновлении

Документы об образовании: в Москве апостилируются в пункте приема и выдачи документов Департамента образования и науки города Москвы. В субъектах РФ — в Министерства образования субъекта РФ (не более 45 рабочих дней). Это:

• аттестат (среднее образование)
• диплом (профессиональное образование)
• диплом (высшее образование)
• документы о дополнительных квалификациях
• документы об ученых степенях

Документы, выданные МВД: Главный информационно-аналитический центр Министерства внутренних дел России (ГИАЦ МВД) либо Зональный информационный центр Министерства внутренних дел России (ЗИЦ МВД), не более 30 рабочих дней. Это:

• справки о наличии (отсутствии) судимости (справка действительна 3 месяца)
• архивные документы
• справка о реабилитации
• справка из реестра дисквалифицированных лиц

При желании апостиль можно проставить на оригинале любого документа либо на нотариально заверенной копии любого документа. Например:

• выписки из реестра юридических лиц
• выписки ЕГРН
• документы, выданные или заверенные нотариусом
• документы, выданные судом: приговоры и судебные решения
• переводы, сделанные судебным переводчиком
• официальные документы, выданные органами власти
• иные документы государственного образца

Любой документ, на котором планируется проставить апостиль, должен быть в надлежащем состоянии, печати и подписи на нем — читаемы.

Не подлежат апостилированию коммерческие договоры, счета и инвойсы, а также таможенные, дипломатические и консульские документы. В России такие коммерческие документы подлежат легализации в Торгово-промышленной палате РФ, а затем — в консульстве страны назначения.

Также в соответствии с международной практикой не подлежат легализации подлинники и копии документов, на которых есть фотография, а именно:

• паспорта и заменяющие их документы (в т. ч. удостоверения личности)
• профсоюзные билеты
• трудовые книжки
• военные билеты
• пенсионные книжки
• водительские права
• характеристики
• документы о принадлежности сословиям и вероисповеданиям
• документы с ламинацией

Что делать, если нет возможности проставить апостиль лично?
Апостиль может проставить любой другой человек с нотариально заверенной доверенностью и паспортом. Также есть посреднические организации, которые могут апостилировать документы за вознаграждение.

Как восстановить свидетельство о рождении, находясь в другом городе?
В таком случае можно воспользоваться одним из способов, предусмотренных ст. 9 Закона: составить и отправить заявление о выдаче повторного свидетельства о рождении в отдел ЗАГС, выдавший первичное свидетельство, самостоятельно по почте заказным письмом с уведомлением о доставке и получении. Получить повторное свидетельство можно будет в отделе ЗАГС по месту жительства.

Направить заявление и сопутствующие документы в электронном виде, воспользовавшись Единым порталом государственных и муниципальных услуг или официальным сайтом администрации субъекта России по месту регистрации рождения ребенка (оригиналы прилагаемых документов в этом случае необходимо будет представить при получении повторного свидетельства).

Обратиться с аналогичным заявлением в отдел ЗАГС по месту жительства. Стоимость такой услуги 350 рублей (скидка 30% через Госуслуги).

Что делать, если регион свидетельства о браке отличается от места вашего проживания, и вы не можете туда съездить?

Можно заказать дубликат своего свидетельства о браке в регионе проживания, а после уже заказать апостиль этого (нового) документа. Заявление на повторную выдачу свидетельства подается в ЗАГС по месту регистрации или пребывания. Кроме заявления понадобится паспорт с отметкой о браке. Можно также подать заявление в электронной форме ― через Госуслуги. Стоимость такой услуги тоже 350 рублей (скидка 30% через Госуслуги).

Срок действия апостиля

Тут часто возникает путаница. Апостиль не имеет срока давности, действует бессрочно. А вот документ, на который он проставляется, срок имеет. Например, справка о несудимости действительна 3 месяца. О том, каков срок действия конкретного документа можно узнать из текста самого документа. По окончанию этого срока, документ становится недействителен, независимо от наличия апостиля. Если на документе отсутствуют какие-либо пометки относительно срока его действия, то документ бессрочный.

Порядок проставления апостиля

Для проставления апостиля необходимо обратиться в соответствующее ведомство с оригиналом самого документа и паспортом РФ. Вместе с заявлением прикладывается копия квитанции об уплате госпошлины. Стоимость — 2500 за документ.
Срок проставления апостиля – до 5 рабочих дней. В некоторых случаях данный срок может быть продлен до 30 рабочих дней (например, для справки о несудимости).
На документе об образовании срок проставления апостиля – не более 5 рабочих дней с момента регистрации заявления. В случае необходимости получения дополнительной информации (например, направления необходимых запросов Министерства или его территориального представителя) этот срок может быть продлен, но не более чем на 45 рабочих дней.

Ставит ли консульство РФ апостиль?

Консульства не участвуют в проставлении апостиля. Этим занимаются только уполномоченный орган страны, которая выдала документ. Какой именно — зависит от страны.

Консульства могут только легализовать иностранные документы для России. Легализация — это процедура признания документов. Во время данной процедуры иностранный документ сначала легализует компетентный орган страны, выдавший его, а потом — российское консульство.